Prezentacje
       Aktualnosci
       Serwisy
+ Nasz temat
+ Poradnik
+ Niezbędnik
       Platforma kontaktowa
       biurocentrum.pl
        Sekretariat

 2018-02-19
Jakich błędów unikać w organizacji pracy
Sekretarka się nie wyrabia? Brakuje jej czasu, mimo iż świetnie pracuje? Być może popełnia błędy, które wiele ją kosztują.
 
Właściwe podejście do organizacji swojej pracy daje nam możliwość właściwego wykorzystania czasu - zawodowego i prywatnego. Bo przecież gdyby rozpisać swój dzień, minuta po minucie, może by się okazało, że z 8 h, które musimy spędzić w pracy, rzeczywiście pracujemy 7, 6, a może nawet i tylko 4 godziny. Bo resztę zajmuje nam:
  • Picie – 30 min., a może nawet i więcej - jakieś 40 min., jeśli nie 50…
  • Rozmowy przez telefon, niezwiązane z pracą to 10-20 min. w ciągu dnia
  • Nieformalne rozmowy z koleżeństwem w pracy to 5-20 min.
  • Rozpoczęcie pracy. Czyli przyjście, uruchomienie komputera, odebrania poczty… 10-15 min.
  • Zakończenie pracy… wyłączenie komputera, posprzątanie, ułożenie dokumentów… 5-10min.
Jakie błędy w działaniu zjadają nam czas?
 
1. Zaczynanie dnia bez planu działania. W efekcie rozpoczyna się dzień od podążania za najgłośniejszym wezwaniem, jakie się usłyszy wkraczając rano do biura. Cały dzień mija w efekcie w głębokiej defensywie, reaktywnie - odpowiadając na wezwania osób lub wydarzeń. A jeśli pozwoli się innym organizować sobie czas - wykorzystają to bezwzględnie. W efekcie można się ciężko napracować i nie posunąć się o krok w realizacji swoich zadań. Organizacja czasu pracy nie polega na robieniu złych rzeczy szybciej. Polega na robieniu dobrych rzeczy.

2. Pozbywanie się poczucia równowagi. Nasze życie przebiega w siedmiu obszarach: zdrowia, rodziny, finansowym, intelektualnym, społecznym, zawodowym i duchowym. Trudno poświęcać cały dzień na przebywanie tylko w jednym z tych obszarów albo na równy podział aktywności między poszczególne obszary. Jeśli jednak któryś z tych obszarów będzie zaniedbany, jest to równoznaczne z sabotowaniem własnego sukcesu. Ponadto zaniedbywanie jednego obszaru bezpośrednio odbija się na pozostałych.

3. Praca w bałaganie. Różne badania dowodzą, że osoby pracujące w nieporządku, np. przy zaśmieconych biurkach, średnio 1,5 godziny dziennie tracą na przyglądanie się rozłożonym na biurku rzeczom albo są rozpraszane przez ich obecność w inny sposób. Tygodniowo oznacza to stratę 7,5 godziny.

4. Za mało snu. Inne z kolei badania dowodzą, że 75% narzeka na permanentne zmęczenie. Większość osób śpi dostatecznie długo, ale nie dość dobrze. Po dniu pełnym stresów ciężko im przespać dobrze całą noc. Przy dobrej organizacji dnia i realizacji tego planu - także sen przychodzi łatwiej.

5. Brak przerwy na lunch. Wiele osób pracuje w czasie pory posiłku sądząc, że pozwoli im to na osiągnięcie lepszych rezultatów. Tymczasem badania dowodzą czegoś dokładnie odwrotnego. Po wielu godzinach pracy dopada znużenie i znudzenie pracą. Oczywiście nie idąc na przerwę obiadową wykonamy więcej pracy, ale to nie jest najważniejsze. Interesuje nas przecież - o ile bardziej możemy być produktywni. Przerwa, nawet krótka, 15-minutowa, pozwala na ponowne naładowanie baterii i bardziej efektywną pracę po południu. Spada też prawdopodobieństwo, że przełożymy niektóre trudniejsze i mniej przyjemne zadania na jutro albo "na potem" - a często to właśnie one decydują w dłuższej perspektywie o poziomie naszej produktywności.


    

Więcej naszych tematów   

       Komentarze  [0]dodaj   
  FORUM

     
o nas | kontakt
NA SKRÓTY:    akcesoria biurowe, przybory do pisania, papier i druki, oprawy dokumentów, archiwizacja dokumentów, organizacja biura, koperty i opakowania,
pieczątki i datowniki, biurowe maszyny, konferencyjna aparatura, RTV urządzenia i sprzęt, telefonia stacjonarna, telofonia GSM, internet, komputery, meble-biuro,
czystość i sprzątanie, ochrona, catering, żywność z dowozem, naprawa i serwis